Apa Itu "Mail Merge"?

Bayangkan anda terpaksa menulis 1000 pucuk surat yang semua kandungannya sama kecuali yang berlainan hanya alamat, tarikh, nama dan beberapa terma-terma tertentu.

Secara manualnya, anda akan menulis surat pertama, kemudian cetak, ubah perkara-perkara seperti alamat, nama, tarikh dan lain-lain kemudian cetak surat yang kedua dan ulang perkara yang sama sehingga selesai 1000 surat.

Rasanya anda membuang masa begitu sahaja. Dan setiap dokumen perlu disimpan untuk rujukan. Untuk memudahkan proses ini, kita akan gunakan teknik "Mail merge" yang kurang dipraktiskan oleh orang ramai.

1. Membuat Pangkalan Data

Terlebih dahulu kita perlu membuat pangkalan data supaya memudahkan segala urusan penyimpanan data-data dinamik dan proses penukaran dilakukan di dalam Microsoft Word. Jadi untuk melakukannya kita hanya perlu menggunakan Microsoft Excel sahaja.

Buka Excel, New Documents dan masukkan data-data mengikut kriteria yang anda mahukan. Salah satu contohnya adalah seperti dibawah ini:

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Apa yang penting dibahagian Excel ini, pastikan anda namakan "Spreadsheet" tersebut dengan nama unik, contohnya saya letakkan "alamat". Kemudian simpan fail ini, saya namakan juga "alamat.xslx". Untuk senang, simpan di Dekstop komputer supaya mudah untuk mencarinya semula.

2. Tulis Surat menggunakan Microsoft Word

Kemudian buka Microsoft Word dan rangkakan surat yang diperlukan. Sebagai contoh saya telah merangka sekeping surat seperti di bawah ini.

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Perhatikan dalam rangka surat tersebut, setiap elemen yang hendak ditukar ganti untuk setiap satu surat perlu lah diapitkan dengan tanda "<" dan ">". Manakala setiap pemboleh ubah haruslah mengikut nama tajuk untuk setiap kolum di dalam fail Excel kita tadi. Pastikan tanda huruf besar dan huruf kecil diambil perhatian.

Jadi diakhir proses, setiap elemen yang diapit dengan "< ... >" akan ditukarkan secara automatik berpandukan kepada kemasukan data-data dari fail Excel dari satu baris ke satu baris sehingga selesai. Dalam kes ini, terdapat 3 input data yang akan ditukarkan secara automatik.

3. Memulakan Proses "Mail Merge"

Pada bahagian tab Word 2007, klik "Maillings", kemudian klik icon "Start Mail Merge" dan pilih pilihan "Step-by-step Mail Merge Wizard".

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Seterusnya perhatikan pada bahagian kanan dokumen akan muncul satu "Sidebar" untuk kita lakukan proses ini. Terdapat 6 langkah ke semua.

Langkah 1

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Seterusnya kita perlu memilih jenis dokumen untuk surat kita. Terdapat 5 pilihan iaitu:

  1. Letters
  2. Email messages
  3. Envelopes
  4. Labels
  5. Directory

Dalam kes ini saya hanya tunjukkan satu jenis sahaja iaitu "Letters" kerana kita ingin mencetak dokumen yang berkaitan dengan surat rasmi, jadi pilihan ini adalah paling tepat.

Seterusnya klik "Next: Starting document"

Langkah 2

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Sekarang arahan di sini adalah untuk kita memilih sama ada menggunakan dokumen yang sedang dipapar, menggunakan templat dokumen atau menggunakan dokumen yang telah kita siapkan sebelum ini.

Oleh kerana kita baru sahaja menulis surat ini, maka, pilih pilihan yang paling atas iaitu "Use the current document".

Kemudian klik pautan kt bawah sekali "Next: Select recipients"

Langkah 3

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Di bahagian ini kita akan memilih penerima surat atau data-data untuk penerima tersebut. Oleh kerana kita sambungkan dokumen dengan dokumen dari Excel, maka pilihan paling atas adalah paling sesuai.

Seterusnya, klik pada pautan "Browse". Satu tetingkap akan muncul dan cari fail Excel yang telah kita simpan tadi. Kedudukan fail Excel saya tadi berada di bahagian Desktop. Klik "Open". Tetingkap ini akan di paparkan:

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Jadi untuk tetingkap ini, apa yang perlu diperhatikan adalah pilihan "spreadsheet". Inilah tujuan kenapa saya namakan pada langkah pertama tadi sebagai "alamat". Ini untuk memudahkan kita mengenal pasti pilihan yang betul.

Kemudian, pastikan juga kekotak "First row of data contains column header" ditanda kerana dalam fail Excel tadi kita telah memasukkan tajuk untuk setiap lajur. Jadi baris tersebut kita tidak mahu diambil kira sebagai input data. Setelah itu, klik "OK" dan tetingkap yang lain pula akan dipaparkan.

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Di bahagian ini anda boleh menyusun, menapis dan beberapa lagi pilihan lain yang boleh dilakukan untuk mendapatkan data-data yang tertentu. Sekiranya data-data yang disimpan adalah banyak, fungsi yang saya tandakan itu amat berguna. Tetapi jika data hanya sedikit dan ke semua data mahu digunakan, pilihan ini hanya sekadar untuk pengesahan sahaja.

Jika tiada apa-apa yang perlu dilakukan, teruskan dengan klik butang "OK". Kemudian perhatikan pada Sidebar tadi terdapat satu senarai "[alamat$] in alamat.xlsx". Ini menandakan bahawa kita telah berjaya untuk menghubungkan Word dengan Excel. Klik pautan paling bawah, "Next: Write your letter".

Langkah 4

Bahagian ini kita akan memasukkan data-data tadi ke tempat yang sepatutnya. Pertama, "highlight" dahulu elemen yang kita hendak masukkan. Dalam kes ini, saya "highlight"kan dahulu elemen "<Nama Pertama>". Kemudian klik butang "More items..." pada bahagian sidebar.

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Kemudian satu tetingkap akan muncul dengan menyenaraikan pemboleh ubah dari fail Excel yang telah kita sambungkan sebentar tadi. Jadi untuk elemen yang pertama, iaitu "Nama Pertama", klik pada pilihan Nama Pertama dan klik butang "Insert". Anda akan dapat perhatikan elemen kita tadi telah digantikan dengan elemen borang seperti ini: «Nama_Pertama» iaitu tanda "< ... >" telah ditukarkan dengan tanda "« ... »". Kemudian anda klik "Close".

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Ini adalah secara manual atau satu per satu. Menggunakan Word 2007, teknik ini lebih mudah dengan menggunakan ikon "Insert Merge Field" dibahagian "Ribbon".

Untuk elemen kedua, "highlight" "<Nama Kedua>" dan klik tanda anak panah kecil dan pilih "Nama_Kedua" seperti dalam gambar rajah disebelah ini.

Selepas diklik, elemen kedua akan menjadi seperti elemen yang pertama kita lakukan sebelum ini. Cara ini adalah lebih mudah dilakukan kerana menjimatkan masa dan proses lebih cepat dilakukan.

Ulangi proses tersebut sehingga ke semua elemen yang kita perlukan ditukar gantikan dengan pemboleh ubah. Dan diakhir langkah ini segalanya akan menjadi seperti ini:

Setelah semuanya selesai, klik pautan "Next: Preview your letters"

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Langkah 5

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Dibahagian ini akan dapat melibat satu per satu paparan sementara untuk surat-surat kita. Dengan menggunakan butang kawalan, segala elemen tadi akan ditukarkan dengan data-data dari Excel dan akan berubah setiap satunya berdasarkan kepada baris-baris data dalam fail Excel tersebut.

Bahagian ini memberikan kita ruang untuk menyemak semula setiap satu surat yang bakal dihasilkan sama ada menepati citarasa kita.

Jika anda merasakan ingin diubah suai seperti jarak antara elemen, noktah atau apa-apa sahaja, klik pautan "Previous: Write your letter" dibahagian bawah Sidebar untuk kembali ke bahagian sebelum ini.

Jika anda berpuas hati, klik sahaja pautan "Next: Complete the merge".

Langkah 6

http:/kripkornstudios.com.my/ahli-berdaftar/parasolx

Ini adalah langkah terakhir. Anda boleh memilih sama ada untuk mencetak atau membiarkan Word 2007 memaparkan ke semua surat-surat kita secara langsung. Jika pilihan "Print" diklik, anda akan ditanya untuk mencetak rekod dari data berapa dan ke berapa. Begitu juga pilihan "Edit individual letters"

Pilihan "Edit individual letters" biasanya dipilih sekiranya anda ingin mengubah serba sedikit surat untuk setiap satu rekod seperti gambar atau warna (yang tidak boleh dipanggil menerusi data Excel).

Seterusnya klik sahaja butang "Print" dan cetakkan semua surat anda dengan sempurna. Setelah selesai, jangan lupa simpan fail Word tadi dan anda boleh gunakan kembali di masa hadapan.

Kelebihan Mail Merge

  • Menjimatkan masa
  • Lebih sistematik dan efisien dalam hal-hal berkaitan penulisan surat yang banyak
  • Sekiranya data di dalam Excel dikemas kini, Word akan automatik akan mengemas kini semula data-data tersebut dan pastikan kedudukan fail Excel adalah sama. Sekiranya berubah tempat, anda terpaksa mengulang semula langkah-langkah di atas.
Penilaian: 
5
Your rating: None Average: 4.3 (6 votes)

Komen

panjay's picture

suhanayahya's picture

nmpk lengkap & padat
thanx to the author

Hafiz's picture

Thanks Author..
tutorial yang baik..
mudah difahami..

parasolx's picture
Admin

ur welcome.. kalu ade apa2 yang nak ditambah untuk tips2 mail merge nih, silakan post sahaja di sini.
ini pon saya cuba jaya sahaja.. bukan yang praktikal sangat.

*ps: kl ade akaun digg.com, bleh click butang Digg kt atas tuh, bleh sama2 increase ranking page.

------

Hadafi Solution & Resources: http://parasolx.net
Professional in Drupal web development, theme designing, consultation and training

Hakimah Binti Ismam's picture

pernah guna mail merge ni tapi cara nya agak lain sket.. n selain excel juga access pun boleh utk add recepient.. mcm2 step yang org lain gunakan.. tutorial ni pun boleh dikongsi sama2.. thanx

parasolx's picture
Admin

yea betul.. kalu nak gunakan access dengan word pon boleh. sebab kebanyakan database di simpan menerusi access, jadi kita just extract data dari access untuk dimasukkan ke dalam mail merge terus.

salah satu cara yang lain, gunakan terus mini database yang ade pada word. di mana database di simpan di dalam fail word itu sendiri.

------

Hadafi Solution & Resources: http://parasolx.net
Professional in Drupal web development, theme designing, consultation and training

kusrene's picture

salam .. saya ahli ermm ade masalah sikit bile kita nak edit data dlm mail merge .. bagaimana kita nak simpan data yang telah kita edit ..

parasolx's picture
Admin

kalu saudara ikut tutorial yang ditunjukkan, setiap data dan maklumat disimpan dalam fail excel.
jika berlaku perubahan data dalam excel, dia akan automatik update dalam mail merge word.
jadi data-data di simpan dalam fail excel, manakala template fail disimpan pada word.

------

Hadafi Solution & Resources: http://parasolx.net
Professional in Drupal web development, theme designing, consultation and training

cupin_n9's picture

Terima kasih atas tutorial ni... ringkas dan mudah difahami.
Banyak membantu saya menyiapkan sijil2 pelajar... TQ